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微信也可以預約會議室了!智能化會議室預約管理系統_會議室預訂軟件

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發表時間:2020-01-07 09:37作者:朗歌來源:廣州朗歌網址:http://www.digitalbeautycenter.com
文章附圖

  在傳統的會議中,無可避免會議室不夠用及會議室霸占的狀態,會議室預約需要到人事登記排隊,并且一次一次的向人事咨詢是否有空擋的會議室,浪費太多時間以及精力。隨著信息科技的不斷發展,移動辦公的誕生,會議室預約管理系統可以輕松解決會議管理問題。那么借助于會議室預約管理系統能解決什么問題?有什么特點?朗歌小編帶你一探究竟。


  朗歌會議預約管理系統可以隨時通過后臺,以網頁的形式查詢所有會議室的使用情況,可以迅速預定空閑會議室,并在第一時間以郵件、短信、微信等方式通知與會人員。設置在大廳、走廊的大屏幕(會議綜合屏),會循環播放顯示所有會議信息,像航班信息一樣。裝設在每間會議室門口的屏幕,顯示會議室的房間號碼、時間、本會議列表,以及當前正在進行的會議還可以顯示滾動通知等其他內容。簡化了會議室管理,靈活調度手段可以即時進行會議室預訂,并且自動通知和與會者確認。所有用戶無需安裝和繁瑣的配置,因為我們的會議室預約管理運行在服務器上.使用時所有要做的就是登錄系統。會議室管理調度軟件可以提高您公司的生產力和效率。對于全球企業來說,時間就是金錢-生產率的提高,可以促使節約更多的成本。

  

微信會議預約管理系統

會議室預約管理系統應用:

  一、智能提醒會議

  一旦預約會議室成功后,通過設置會前10-30分鐘微信提醒,確保參加會議的所有人員都能準時參加,不會錯過會議的召開。


  二、通過微信進行查詢、預約

  以往的會議預定只能通過電腦端進行查詢、預約。遇到在外出差無法在電腦跟前的,得一遍又一遍往人事打電話進行查詢、預定,這樣無法專心在外好好出差。而利用會議預約管理系統,可以通過企業微信或微信上實現查詢會議室,選擇好開會時間段,系統會自動識別出該時間段的空閑會議室,隨時隨地不受限制。同時,微信提前預約會議室,與數字標牌同步顯示會議室狀態。這樣其他人也可以看到會議室的使用情況,避免浪費時間申請。


  三、自動上傳會議紀要

  參加會議人員可以認真參加會議,無須一邊記錄一邊聽,會議的全過程通過系統自動記錄會議紀要。每個參加會議的人員只要進入會議紀要TAB頁面,便可查看、管理(搜索、導出、刪除)每個會議的會議紀要。同時,還能能夠復制會議紀要中的文字,高效又便捷。


  四、自動統計參會人數

  傳統的參會人數簽到除了要準備紙筆外,還要花費大量的時間去統計到場人數?,F在使用會議預約管理系統通過二維碼輕松簽到,到場人數自動顯示在大屏幕上,如果遇到請假人員還會自動連接到考勤系統,無須二次申請,大大提高了會議開展的效率。


會議預約管理界面1


會議室預約管理系統功能:

  可以改造線下型會議室管理,解決會議室管理的粗放性和提高人工管理的效率;也可以基于線上型管理,疊加會議室顯示終端,使線上型管理更加完善,更加直觀,更有效率。


  會議管理、會議室管理、顯示終端管理、會議分析、系統安全模塊、數據共享模塊、系統開發模塊等幾大模塊,根據用戶的實際情況,組合成各種解決方案。特有的圖形化界面,可以按時間查詢,也可以按資源查詢,更有單一大屏顯示功能,所有預約信息一覽無余。


  終端顯示設備均采用故障自動恢復功能,無論是軟件故障還是硬件故障,或是網絡故障,終端都可以進行自我恢復,且支持工作時間和非工作時間的自動開關機管理。

  

會議室預訂系統


會議室預約管理系統特點:

  會議室預定系統:在企業實際運營過程中,有時會出現會議室資源沖突的現象,而以往,一旦出現不同的會議組在同一時間使用同一會議資源的情況,比如同時在同一個會議室召開會議,結果造成了不必要的尷尬。在申請會議資源時對會議室的使用時間做了判斷,如果存在同時同會議室使用的情況,會提醒申請者進行相關的處理,避免會議室資源使用的沖突,同時提高可大大提高會議室使用率。


  會議室預定審批:具有自動審批功能。管理員可對用戶提交的會議室申請定單進行審批與調配,以便安排一些重要且緊急的會議。會議審批通過后,系統能夠通過以太網將會議預訂結果自動發送給參會人員及后勤服務部,后勤主管根據需求安排后勤人員進行準備工作,如排位安裝及擺設,茶點布置、水果布置等服務。


  會議郵件通知:會議預訂成功、取消預訂、會議變更、會前15分鐘(時長可設定)提醒、會議結束提醒、通知內容手動填寫(需要參加會議人員提前查看的文檔,例如會議流程、著裝要求、準備材料等),(提醒方式:手機短信、郵件、企業微信)。


  統計功能:選定時間段內,A、 部門使用明細列表:日期、時間、時長、會議室名稱、會議名稱、預訂人,統計報表:使用各會議:使用次數、預訂時長、實際時長、預約準確率,B、 統計各會議室使用情況,明細列表:日期、時間、時長、會議室名稱、會議名稱、預訂人,統計報表:使用次數、預訂時長、實際時長、預約準確率、使用率。

  會議簽到功能:系統頁面簽到,手機二維碼簽到,系統自動生成簽到表。

  會議室資源管理:會議室資源信息的添加、刪除、修改、會議室分組、設備類型、設備注冊、公用設備、服務類型。

  會議服務項:勾選實現,茶飲、條幅、資料、姓名牌、用餐等(后臺可添加)。

  會議設備選項:投影、音響、視頻會議設備,投影儀(顯示器)、白板、麥克、激光筆等(后臺可添加)。


  會議信息顯示:將會議室預定信息實時傳遞到每個會議室門口顯示屏上,信息顯示屏上實現顯示當前正會議室狀態,顯示會議名稱,會議時間,會議舉辦單位以及各時段本會議室預定情況。


  會議信息引導:將會議室預定信息實時傳遞到大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上,信息顯示屏上實時顯示當天的會議室名稱,會議名稱,會議時間等預定信息列表,實現會議引導功能。


  會議信息模板編輯:可視化模板設計界面,能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模板設計器可以定制會議預訂、企業文化、活動、宣傳等各種的信息顯示模板。


  在移動互聯網時代,日常的會議管理無疑會影響企業的辦公效率和無法提高企業競爭力。合理利用會議室預約管理系統軟件在企業會議室查詢與預定、管理,既能解決會議出現的問題,還能讓會議開展變得高效便捷。輕松實現查詢與預定,掃碼簽到,系統自動上傳保密會議紀要等功能,同時,還打通請假出差系統,自動統計參會人數,讓會議管理變得簡單便捷。廣州朗歌是一家專注于會議預約管理系統的廠家,擁有自主研發、生產和銷售的團隊,已效率多家政企單位進行會議室的升級改造工作。


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